Janji Temu Apply Visa Schengen Kedutaan Belanda

Lembar entry check dan lembar urutan berkas

Pagi yang cerah, seperti biasa di hari kerja jalanan penuh ramai kendaraan roda dua dan empat yang beradu kayak balapan. Saya dan Bre memilih untuk memarkirkan si kuda merah di Halte busway Ragunan. Ikut mengantri bus berbarengan dengan para pekerja 9-5 di ibukota. Pukul setengah tujuh, kami memilih antrian berdiri agar lebih cepat dapat bus. Seperti biasa saya pasang ipod, volume suara setengah, dan sembari mengobrol dengan Bre. Beberapa topik dibahas agar kami lupa akan gugup yang menerjang sejak semalam. Perjalanan hampir satu jam itu akhirnya tak terasa karena kami sudah sampai Halte Kuningan Timur, halte busway terdekat dari Kedutaan Belanda. Masuk ke Kedutaan Belanda lewat pintu samping (Jalan Besakih), yang ternyata hanya berjarak 400 meter dari halte.

Surat undangan interview. Lembar yang diperoleh setelah membuat janji temu di laman https://jakarta.embassytools.com/en/index

Kami disapa hangat oleh para satpam gedung sembari mengecek surat undangan interview dan barang bawaan kami. Lalu masuk melalui pintu besi yang kayaknya kalau didorong gampang eh ternyata berat dan lama. Di sana kami langsung menjumpai satpam lain yang sudah standby di meja untuk mendata nama kami, jam interview, dan mengecek kelengkapan dokumen visa. Nama yang dicatat hanya nama Bre, karena kami mengajukan visa tipe family. Kami diberi lembar urutan berkas dan lembar Entry Check yang di ceklist oleh petugas lalu disuruh menunggu sampai dipanggil. Masih pukul setengah 8, dokumen sudah beres kami susun. Belum terlalu ramai pagi itu tapi lama menunggu membuat kami jengah karena pukul setengah sembilan baru dimulai panggilan lewat mikrofon. Oiya tulisan lengkap tentang syarat-syarat dokumen visa sudah saya tulis di sini.

Kiri: Lembar urutan berkas visa yang dikasi pak satpam.
Kanan: Abaikan hasil tulis tangan karena nahan laper.

Sambil baca forum lewat smartphone dan ngobrol ngalor ngidul dengan Bre, tak terasa jam sudah menunjukan pukul setengah 10 (sebetulnya kerasa banget karena bolak balik liat jam tangan). Nama Bre baru dipanggil, kami diberi kunci loker untuk menyimpan barang bawaan kami. Yang boleh dibawa hanya dokumen dan dompet. Sebelum masuk ke ruangan interview visa, Bre kebelet pipis, saya pun ikutan juga ke toilet. Duh, grogi gini sampai bikin bolak balik ke kamar mandi! 

Sampai ke ruangan interview, kami hanya mengambil satu lembar antrian saja. Kami dapat nomor 500, dengan total menunggu 16 antrian. Tenang saja, ruangan interview udah di design senyaman mungkin kok, ada kursi (walaupun ngga empuk), ada AC (lumayan dingin), ada LED TV (walaupun ngga nyala), dan ada brosur yang bisa dibaca. Hahaha.. Udah deh kami berdua makin gregetan nunggu. Dari 6 konter, hanya 2 konter yang aktif melayani WNI, 1 konter (konter 4 ruangan khusus) yang melayani WN Belanda, dan 1 konter kasir. Lucu nya lagi, beberapa kali terjadi satu nomor antrian ternyata mengurus 4 sampai 8 paspor (ini travel agent). Makin lama, dan makin gusar kami menunggu. Maklum lah, Bre cuma ijin kantor, saya sendiri kelaparan udah ngebayangin bakso semangkok sama es teh botol.

Pukul 11 siang nomor antrian kami dipanggil oleh Ibu satpam (bukan dengan mesin otomatis seperti yang lain) dan kami disuruh masuk ke konter 4. Agak bingung juga sih, soalnya konter itu nomor antriannya beda (100-200) jadi kami berbalik nanya lagi ke Ibu satpam. Biar jelas aja, maklum pengalaman pertama jadi agak banyak nanya. Hahaha. Konter 4 itu bentuknya ruangan tersendiri yang dibatasi kaca, jadi kesannya lebih menjaga privasi. Beda dengan konter lain yang model nya terbuka dan kita musti berdiri, jadi saat interview dengan petugas suara kita terdengar sampai ke pojok ruangan. 

Mungkin nomor 500 antrian hoki kali ya, di konter 4 kami bisa duduk nyaman dan ngobrol biasa dengan petugasnya. Ibu petugasnya juga kayaknya udah veteran gitu jadi santai banget pas nanya-nanyain kita. Meskipun kami dibatasi kaca, kami ngobrol layaknya di ruang keluarga, tanpa terganggu bising diluar. 

Ibu Petugas: "Ni berdua beneran suami istri? Bukan pacaran kan?"

Saya dan Bre senyum. Saya mencoba SKSD.

Saya: "Saya keliatan masih muda banget ya bu?" 

Si Ibu petugas ikutan senyum. Bre pun ikutan nimbrung.

Bre: "Kami bawa buku nikah kok bu." Padahal ini ga dicek sama sekali.

Si Ibu pun mulai mengecek dokumen kami bolak balik.

Ibu Petugas: "Udah kesusun rapi kan? Ini entry check nya udah bener semua ya?"

Saya dan Bre mengiyakan. Si Ibu ngecek paspor Bre.

Ibu Petugas: "Lha kok ini paspornya belum ditanda tanganin? Berarti selama ini petugas imigrasi ngasal banget ya ngeceknya. Ini udah berapa kali masa ngga ada yang sadar petugas imigrasinya."

Saya dan Bre berasa disemprot tapi sambil senyum dan mengaku selama ini ngga ada masalah di imigrasi manapun. Bre pun langsung menandatangi halaman depan paspornya sambil si ibu ngoceh soal imigrasi di Indonesia. Panjang betul sampai saya lupa si Ibu ngomongin apa aja haha. Pulpen yang Bre pakai untuk tanda tangan tadi ditaro begitu aja di meja sampai si Ibu bilang itu pulpen milik nya, minta dikembalikan lagi lewat lorong dokumen. Aduh kami grogi kan sampai pena yang ibu tadi kasih pinjem aja kami lupa balikin. 

Ibu petugas: "Ini pulpen murah tapi enak banget dipakenya."

Saya: "Wah pulpen kesayangan ya bu, saya juga punya ngga pernah ganti-ganti."

Si Ibu lalu menyuruh Bre untuk scan 4 sidik jari kiri. Bre spontan langsung berdiri dan meletakan 4 jari kirinya di mesin fingerprint. Ibu petugas yang lagi nempel-nempelin foto kita langsung berenti.

Ibu Petugas: "Nanti dulu, sabar, ntar kalau udah saya suruh taro jarinya baru ditaro. Buru-buru banget."

Saya: "Maaf bu, grogi nih soalnya baru pertama kali apply visa di kedutaan."

Ibu Petugas: "Santai aja." Si ibu sambil nyengir. 

Lalu si Ibu Petugas mulai mengecek dokumen Bre sambil goyang-goyangin pulpen kesayangan di atas dokumen (maksudnya nyoret-nyoret itu dokumen dengan bebasnya). Tiap lembar dokumen yang dibuka, si Ibu nanyain satu-satu. Memastikan data yang ada dalam dokumen benar. Mulai form aplikasi visa, lalu lembar asuransi, tiket pesawat, sampai semua halaman booking penginapan dia cek.

Ibu Petugas: "Kamu kerja di bagian apa?"

Bre: "Konsultan, bu."

Ibu Petugas: "Sebagai apa?"

Bre: "Java. Eh java developer. Eh senior java developer." Bre jawab satu-satu gitu kayaknya doi masih grogi. Hahaha..

Ibu Petugas: "Ok. Kok cutinya bisa lama banget. Emang bisa ya?"

Bre menjawab tentang unpaid leave nya, saya juga bantuin jawab. Menjelaskan panjang lebar biar si ibu percaya kalau di Indonesia masih ada perusahaan yang mau memanusiakan karyawannya jadi dikasih waktu libur sampai dua bulan. Setelah itu si Ibu mengecek tiap lembar halaman booking penginapan. Total ada 15 penginapan, semuanya si Ibu lingkarin di bagian tanggal dan nama kotanya.

Ibu Petugas: "Kok banyak banget ini di Jerman." 

Saya: "Oh itu sebetulnya cuma dua kota bu. Cuma penginapannya kami yang pindah-pindah aja soalnya banyak yang penuh." Si Ibu manggut-manggut. Ini dokumen Bre yang di cek tapi saya terus yang ngejawab.

Ibu Petugas: "Asik ini keliling, udah bisa ke Mekkah." Kenapa ini si Ibu langsung mengingatkan ku ke si Mamah yang tiap aku bahas soal Eropa pasti disambunginnya sama Umroh. Hiks.

Saya: "Bu, ini kami ngajuinnya 50 hari gapapa ya bu?"

Ibu Petugas: "Yeee, mau selama apapun mah terserah yang penting duitnya cukup. Ya ga? Liburannya dilama-lamain di sana juga gapapa, yang penting duitnya cukup." Saya memang merasa sedikit ragu karena semakin lama apply stay kita di sana kan kayaknya semakin susah visa diapprove. 

Saya: "Memang seharusnya kami berangkat tahun kemarin bu, udah nyiapin dari tahun kemarin tapi uangnya belum cukup."

Ibu Petugas: "Tahun kemarin? Lama banget." Kayak ngga percaya gitu si ibu.

Saya: "Iya bu udah impian saya banget ini. Kalau suami mah ngikut aja nemenin hehe." Beneran ya kami ngobrol sama si Ibu Petugas udah kayak curcol. Si Ibu juga sih dari tampang dan cara ngomongnya mirip banget sama temennya si mamah, Tante Yeti yang suka banget ceplos-ceplos kalo ngobrol. Jadi saya kebawa deh. 

Beres mengecek dokumennya Bre, si Ibu menyuruh saya pindah tempat duduk ke depan mesin fingerprint. 

Ibu Petugas: "Ntar dulu naro jarinya. Nunggu saya suruh dulu." Si ibu meledek saya karena si Bre tadi grogi buru-buru udah nempelin jari aja di mesin fingerprint. "Nah udah silakan tempel 4 jari kiri, terus 4 jari kanan dan dua jempol. Ini dokumen penginapannya sama kan ya jadi ngga saya cek."

Saya: "Ya iyalah bu kan nginepnya sama-sama. Masa misah-misah?" Hehe.

Ibu Petugas: "Ni nginepnya di Stay Okay kan? Jangan di cancel dulu ya penginapan ini sampai visa nya approve. Udah sering kejadian saat di konfirmasi ternyata udah pada di cancel. "

Saya: "Oh gitu ya bu. Kami sih udah email-emailan sama Stay Okay buat mastiin konfirmasi kita."

Ibu Petugas: "Iya, yang kamu tulis di form aplikasi visa ini," Sambil nunjuk ke bagian informasi reservasi. "Ini yang akan dihubungi sama pihak kedutaan buat memastikan penginapan kamu. Jadi jangan cancel dulu ya sampai visa nya benar-benar udah di tangan."

Saya dan Bre: "Siap bu!"

Kayaknya si Ibu Petugas ini udah ngerti betul ya kelakuan para pelancong negeri ini. Memang saya sendiri juga udah berniat bakal langsung cancel sebagian reservasi booking.com. Karena kami akan cari alternatif yang lebih murah meriah dan kemungkinan perubahan itin bakal terjadi sepanjang waktu. Selesai semua dokumen kami diperiksa, di cap dan diberi tanda (berbagai sticker nempel di paspor), si Ibu Petugas mengembalikan dokumen tersebut ke kami dan menyuruh kami langsung ke kasir di konter 6.

Ibu Petugas: "Sekarang biayanya naik jadi 910.000 ya, ..... " Si ibu pun menambah kan penjelasan kenapa jadi naik biayanya, tapi saya lupa apa yang si Ibu jelasin hahaha. Memang betul, kata mba-mba yang ngantri disebelah saya, 5 hari lalu harga visanya hanya 850.000. Kami sih ngga mikir macem-macem, kan memang Euro lagi gonjang ganjing naik turun dari yang sempet kepala 13 sampai lewat kepala 15. 

Saya dan Bre mengambil berkas dokumen. Sambil berdiri saya bertanya dan memastikan sekali lagi.

Saya: "Bu, ini kami ngga balik lagi ke ibu kan? Langsung ke konter 6 aja ya?"

Ibu Petugas: "Tenang aja, kalian ngga bakal ketemu saya lagi kok." Sambil ketawa dan ngusir. Kami pun mengucapkan terima kasih. Dan meninggalkan konter 4 dengan lega. 

Beberapa kali kami memang sempat melihat betapa rumitnya interview dua konter sebelah sampai ada yang disuruh bolak balik dan ditungguin sampai jam 1. Begitu juga di konter 6 pembayaran visa dan penyerahan berkas dokumen. Ada yang lama banget dan sampai petugas meninggalkan konter. Pas giliran kami, alhamdulillah lancar jaya. Kami hanya ditanya mau bayar pakai credit card atau cash. Kami bayar cash lalu diberi tanda terima dan lembar pengambilan paspor. Ibu Petugas konter 6 pun memastikan kami untuk kembali ke sana pada tanggal sekian jam sekian dan membolehkan salah satu saja di antara kami yang mengambil paspor. Yiay, ternyata sejak Januari 2016, semua berkas dikirim ke Kuala Lumpur dulu untuk diproses, jadi kira-kira paspor kita baru bisa diambil setelah 14 hari (termasuk akhir pekan). Kami pikir besok bisa langsung diambil, kami hanya membayangkan The moment of waiting visa approved or refused itu bakalan sakit perut, bolak-balik ke toilet cuma sehari. Tapi ternyata dua minggu. Oh tidaaaaaak!!!

Lembar pengambilan paspor yang wajib dibawa nanti.

Tips apply visa di Kedutaan Belanda:

• Dari baca-baca blog kan suruh bawa uang pas soalnya ngga ada kembalian, sekarang teknologi udah maju jadi ngga perlu bawa uang cash, karena kasir udah siap pake debit atau credit card.
• Foto jangan ditempel di form aplikasi visa, ini bakal repot karena bakalan dilepas sama petugasnya. Foto visa yang diperlukan cuma satu aja, itu nanti yang nempel petugasnya di lembar putih kecil dari sana.
• Nomor antrian yang didapat dari mesin otomatis jangan sampai hilang, karena akan terpakai terus sampai berkas dikirim ke Kuala Lumpur. Nomor antrian ini nantinya juga digunakan untuk mengecek status visa kita. Karena akan di tempel di laman depan paspor lalu pada saat pembayaran akan ditempel di lembar pengambilan paspor. Udah berapa kali kejadian kami lihat beberapa pengunjung sampai mengubek-ngubek tempat sampah karena tak sengaja terbuang.
• KTP ngga ditanyain kok, yang penting ada Kartu Keluarga.
• Surat referensi bank tidak ditanyakan, ini sempat jadi misuh karena biaya nya ngga sedikit dan ribet ngurusnya musti ke kantor cabang di mana kita buka rekening. 
• Datangnya ngga perlu pagi-pagi banget, sesuaikan aja sama jadwal jam di janji yang kita buat lewat online. Meskipun kita datang lebih pagi (jadwal kami jam 9, kami udah standby dari jam 7:30), kalau ada yang baru datang dan jadwalnya lebih pagi (jadwal dia jam 8:30, dia baru datang jam 8:20) ternyata dia duluan yang dipanggil karena jadwal dia janji temu lebih dulu dari kita. Sia-sia kan udah nunggu dari subuh ternyata dilewatin. Haa.. Haaa.. Haa.
• Usahakan udah kenyang pas di sana. Bawa hiburan kayak novel atau benda-benda lain yang sekiranya bisa dipegang selain smartphone. Kalau saya sih bawa Bre jadi bisa diajak ngobrol. Hehe.
• Ikutin aja semua kelengkapan berkas yang ada di halaman resmi Kedutaan Belanda biar kita ngga perlu bolak balik buat ngelengkapin. Selama dokumen lengkap ngga akan ada masalah. Tinggal menunggu proses issued atau refused visanya, kalau ini hanya Tuhan yang tahu. Kita tinggal berserah diri, banyak berdoa dan siapin mental kalo visa rejected. 

Brosur pemberitahuan bahwa sejak 1 Juli 2016, aplikasi visa harus di VFS Global

Sebagai informasi tambahan, mulai 1 Juli 2016 apply visa Belanda sudah tidak bisa lagi dilakukan di Kedutaan Belanda. Apply visa harus dilakukan di VFS Global. Terus ngapain repot-repot bikin tulisan ini? Kan ngajuin visa udah ngga bisa di Kedutaan Belanda. Hahaha. For reminding myself, this moment ever been happened at least once in my life. I won't ever forget this, maybe in five years, or ten years I will read it again. Gatel aja rasanya kalo ga ditulis. Hehe.