Resah Gelisah Mengurus Persiapan Visa Schengen

Segala preketek berkas untuk ngajuin visa

Alohaaaa.... Akhirnya visa kita granted! 

Baru deh saya posting artikel ini. Selama dua minggu menunggu hasil visa, perasaan campur aduk. Rasanya sudah ngga terhitung lagi berapa kali saya diare karena kebanyakan pikiran. Berikut adalah pengalaman kita (lebih tepatnya curcol) mengurus persiapan visa schengen selama kurang lebih empat bulan.

Banyak referensi blog yang memberikan tips agar mudah mengurus visa schengen, salah satunya adalah dengan mengirim aplikasi visa ke Kedutaan Belanda. Maka biar aman saya membeli tiket return ke Belanda. Kenapa saya bilang resah dan gelisah? Setiap hari, setiap jam, setiap detik, sampai hari-H pengembalian paspor, saya kepikiran terus soal visa. Segala persyaratannya yang ribet dan harus dipersiapkan dengan matang. Dari segala duka lara mengurus segala tetek bengek persyaratan visa, saya buat ringkasannya. Jadi buat yang males baca curcolan saya di bawah bisa langsung ke intinya. Berikut syarat-syarat untuk membuat visa schengen di Kedutaan Belanda.

Dari syarat-syarat mengurus visa di atas yang kayaknya keliatan singkat itu, kami mengalami proses yang sangat panjang. Mulai dari menyusun itinerary, bimbang beli tiket, dan yang paling bikin deg-deg an adalah saat janji temu dengan kedutaan. 

Menyusun Itinerary

Ini sih udah saya fokusin sejak bulan Februari, di sela-sela waktu luang. Awal dari sebuah proses perjalanan yang menyenangkan. Menyusun itinerary bagi ku seperti bermain dengan imajinasi yang liar. Membuat itinerary bukan berarti saklek nanti bakal-begini-bakal-begitu, tapi hanya jadi acuan agar kita bisa menentukan berapa kira-kira waktu dan budget yang dibutuhin nanti. Benar saja, dari yang awalnya rencana kita mau backpacker ke Eropa tiga bulan menciut jadi dua bulan. Dari yang tadinya udah mantap banget mau ke Santorini tiba-bisa nyimpang jadi ke tempat yang tak terduga. Mbuh, mungkin itinerary ini ngga akan seratus persen sama. Oiya itinerary dan segala tetek bengek sebelum aplikasi visa diserahin ke saya, nanti gantian pas jalan sebagian barang bawaan saya Bre yang bawain. Jadi sama-sama repot lah ya :p

Itinerary beres, kami bisa memutuskan di sana akan melanglang berapa lama dan berapa budget yang dibutuhkan. Kondisi budget inilah yang akhirnya membuat kami memangkas lama perjalanan. Untuk tanggal berangkat dan pulang kami putuskan antara last summer - fall, jadi biar ngga terlalu rame atau dingin-dingin banget. Tanggal sudah fix, saat nya berburu tiket promo.

Bimbang antara tiket promo yang no refund dan tiket normal yang  bisa refund

Ini membuat saya tiga hari sakit perut dan bolak balik ke toilet. Dua hari sebelum Garuda Travel Fair (GATF 2016) buka, saya udah mulai kejang-kejang mikirin tiket. Ngehubungin teman kesana kemari buat memastikan sistem promo nya GATF. Dan dari info memang tiket promo Garuda itu no refund dan no reschedule. Eh dimana-mana namanya tiket promo itu kalau cancel pasti hangus mbak! Kayak ngga pernah beli tiket promo aja. Hehe, pernah sih tapi kan tiket domestik atau sekitaran Asia tenggara, jadi kalau hangus ngga sedih-sedih banget.

Udah beli tiket, bukan nya lega malah tambah deg-deg an

Terus pada saat cek promo GATF tiket return ke Amsterdam 9 jutaan itu kok rasanya engga rela aja kalau duit kita hangus gara-gara visa reject. Dan ternyata saya coba cek Qatar Airways, tiket untuk return Kuala Lumpur - Amsterdam hanya 10 jutaan. Hal ini membuat ku bimbang setengah mati sampai akhirnya karena ngga jelas mutar-mutar di dalam pameran GATF, kami pun memutuskan untuk langsung bertolak ke kantornya Qatar di Menara BCA. Yaudah sih beda dikit aja, hanya tinggal nambahin tiket return Jakarta - Kuala Lumpur.

Lengkapnya check di http://www.qatarairways.com/us/en/fare-families.page 

Saya akan cerita sedikit tentang pemesanan tiket di maskapai bintang lima ini. Ada cancellation policy untuk masing-masing jenis kelas yang dibeli. Saya jelasin untuk tarif terendah kelas ekonomi. Untuk jenis kelas ekonomi dibagi menjadi economy promo, economy saver, economy value, dan economy flexi. Untuk kelas economy promo tidak bisa refund jika penerbangan dibatalkan. Kami pun memesan tiket return economy saver Kuala Lumpur - Amsterdam, dimana charge untuk pembatalan adalah $75 per tiket per orang (kalau dari Jakarta $125). Kenapa aku ngga pesan tiket return Jakarta - Amsterdam? Karena tarif tiket return kalau dari Indonesia itu harganya hampir dua kali lipat. Setelah ngobrol panjang lebar dengan CS nya, dia bilang, kalau visa reject, refund bisa full tanpa kena charge. Asalkan ada dokumen visa rejection dari kedutaan di negara lokasi keberangkatan kita (contoh di sini adalah Kuala Lumpur). Berhubung visa Schengen kita diurusnya di Kuala Lumpur, jadi aman banget kan. Info lengkap mengenai kebijakan reschedule dan cancellation Qatar Airways bisa dilihat di sini.

Nah sekarang tiket udah ditangan, tapi belum lega juga sakit perut nya. Lanjut yah.. Kalau tiket udah di tangan, tinggal gimana caranya ngajuin libur panjang. Selain tiket confirmed jadi senjata untuk aplikasi visa, bisa jadi senjata juga biar cuti kita approved #evilface

Mengajukan cuti selama tujuh minggu

Tahun 2015, saat kami lelah banting tulang berdua bekerja sebagai freelancer, akhirnya Bre memutuskan untuk kembali bekerja lagi di corporate. Dengan posisi kami berdua sebagai pekerja lepas, kami memang mempunyai keuntungan untuk bisa traveling kapan pun dan tanpa batas waktu. Namun, salah satu syarat visa yang mengharuskan menyertakan surat keterangan kerja atau SIUP membuat nyali kami menjadi agak ciut. Dan juga situasi semakin menipisnya tabungan karena saya sempat opname seminggu di rumah sakit. terpaksa di tahun itu kami putuskan untuk menunda perjalanan backpacking ke Eropa dan salah satu di antara kami balik lagi jadi 9 to 5. 

Saat itu lah Bre ditawarkan pekerjaan di dua tempat berbeda. Kedua corporate tersebut menawarkan benefit yang dua-dua nya bikin Bre galau. Beruntung atau memang sudah rejeki, perusahaan tempat Bre sekarang bekerja ternyata menerapkan sistem unpaid leave. Horeeee...! Setelah bekerja kurang dari setahun, Bre pun mengajukan unpaid leave selama tujuh minggu (50 hari atau 37 hari kerja). Anak baru songong ya? Hahaha.. Dan syukurnya birokrasi di tempat Bre bekerja ngga terlalu sulit. Dalam dua hari, dari level manager, direktur, proses nya sudah sampai ke HRD. Tinggal menunggu persetujuan dari CEO, pasrah dan berdoa. 

Contoh pengajuan Unpaid Leave, Bre menyertakan tiket return KUL-AMS dan CGK-KUL

Sembari mengirim pengajuan unpaid leave, Bre sertain juga tiketnya. Biar argumen kita kuat, dan kalau emang ditolak, ya tinggal resign. Setelah menunggu seharian, malam itu ada pesan masuk ke hp Bre. "Saya sudah bicara dengan CEO, cuti kamu disetujui untuk dua bulan. Untuk kesepakatannya seperti yang sudah kita bicarakan." Malam itu pecah, kami berpelukan, loncat-loncat dan melampiaskan kebahagian yang tak terkira. Oiya, kalau dua bulan berarti dapat bonus seminggu ya? *tertawa riang* Setelah pengajuan unpaid leave ini diterima, doi tinggal ngajuin surat resmi dibutuhin buat ngajuin visa ke HRD yaitu Surat Keterangan Kerja atau Certificate of Employment dan Surat Sponsor. Kalau ada yang butuh format certificate of employment, surat sponsor dan surat jaminan bisa kontak email saya.

Membuat surat jaminan karena bukan pekerja tetap

Saya mengajukan resign di akhir tahun 2014. Seneng sih, karena akhirnya bukan jadi 9-5 employee lagi. Namun dengan posisi freelancer begini, saya jadi ngga bisa melengkapi salah satu syarat mengajukan visa yaitu menyertakan Surat Keterangan Kerja atau SIUP kalau punya usaha sendiri. Namun kalau saya ngga resign, mana mungkin perusahaan mengijinkan saya cuti dua bulan buat jalan-jalan karena sangat jarang ada perusahaan yang nerapin unpaid leave. Kalau saja masih mahasiswa, saya cuma tinggal ngelengkapin pake KTM dan surat ijin orang tua. Eh kalau masih mahasiwa mah dari mana juga uang buat ngongkosin ke sana nya ya. Dilematis!

Setelah mengubek-ubek blognya mbak Ade Traveling Precils, saya mendapat sedikit pencerahan. Karena dia sudah berkeluarga jadi tinggal bawa fotokopi Kartu Keluarga, buku nikah dan surat jaminan yang dibuat oleh suami bahwa doi akan menanggung semua biaya hidup di sana. Biasanya hanya menggunakan satu rekening koran saja, tapi buat jaga-jaga kami pake rekening koran masing-masing. Atau jika ada orang tua bisa menggunakan Kartu Keluarga dan sertain surat jaminan yang dibuat ayah, ibu atau kakak yang menjelaskan bahwa mereka menanggung semua biaya hidup kita. Surat jaminan yang saya tempel dengan materai ini nanti dijadikan satu dengan rekening koran kita serta rekening koran, slip gaji, certificate of employment dan surat sponsor suami/ayah/ibu. 

Membeli Asuransi Perjalanan

Salah satu syarat lain untuk aplikasi visa Schengen adalah kita harus tercover asuransi, minimal €30.000 per orang. Ribet ya? Bayangin kalau jadi Walter Mitty, mau ke Iceland sama Greenland aja bisa langsung cus dari kantor tanpa ribet ngurusin tetek bengek visa. Sekali lagi kami harus ngeluarin biaya yang ngga sedikit buat melengkapi dokumen yang satu ini.  Yang membuat bimbang pada awalnya adalah apakah kami boleh menggunakan asuransi perjalanan keluarga atau kah harus menggunakan asuransi perjalanan individual. Karena dari harganya, tentu asuransi perjalanan yang mengcover keluarga jauh lebih murah. Ada sumber yang menyebutkan kalau di Kedutaan belanda harus pakai yang individual. Karena sumber tidak menjelaskan alasan jelasnya, maka saya pun langsung mengontak kedutaan melalui halaman ini http://indonesia.nlembassy.org/shared/products-and-services/products-and-services/contact-us. Responnya lebih dari 24 jam, masih bersyukur dibales lah ya dari pada di php in.

Nih biar yakin buat yang bimbang mau pilih individual atau family insurance
Kalau misalnya ngga ada hubungan keluarga (misalnya sama temen) bisa pake Zurich

Setelah yakin menghitung total hari selama di Eropa ditambah waktu transit di Kuala Lumpur yaitu selama 52 hari. Kami mengajukan asuransi menggunakan AXA Smart Traveller dengan tipe Family. Kalau kami apply sendiri-sendiri berarti tarifnya $100x2, tapi dengan tipe family ini kami lumayan menghemat $35. Lebih menghemat lagi kalau misalnya anggota keluarga kita lebih dari dua orang, karena tipe Family AXA mengcover sampai tujuh orang. Harga asuransi bergantung dari jumlah hari yang dicover. Jika lebih dari 31 hari, maka akan dikenakan $10 tiap minggu nya, jadi lebih teliti ya, beda satu hari saja misalnya 32 hari akan kena charge tambahan $10. Oiya setelah nulis ini, baru sadar abis ngecek ternyata tipe annual trip (tahunan) bedanya cuma $20 aja. Arrrrgh, kenapa ngga kepikiran ya siapa tahu kan tahun depan bisa jalan-jalan lagi hehe. 

Untuk region yang mengcover seluruh dunia termasuk negara Schengen hanya ada tipe Platinum

Memesan penginapan

Salah satu syarat visa adalah menyertakan dokumen bukti reservasi. Kalau yang ini sih aman-aman aja karena banyak bertebaran penginapan yang reservasi nya tanpa uang muka, cukup menyertakan CC saja sebagai jaminan (cek booking.com, agoda.com, hostelbookers.com etc). Namun karena kami berpindah-pindah tempat selama tujuh minggu, kami harus jeli untuk memilih mana penginapan yang pasti diinepin atau penginapan yang digunakan sebagai dummy booking saja (cancel later). Beberapa penginapan yang pasti kami tinggali nanti saya reservasi dengan AirBnB.

Kalau yang harganya mahal, kami bikin dummy booking. Kalau yang harga nya relatif murah dan cepat full booked, langsung booking aja. Pilih penginapan dengan kondisi "free cancellation, pay at the property and no prepayment needed. Jadi CC kita hanya digunakan sebagai jaminan saja kalau misalnya pas check in time kita no show. Jika penginapan yang dipilih menggunakan fasilitas AirBnB, kita harus jeli memilih mana yang jenisnya flexible, moderate atau strict. Hal ini mempengaruhi cancellation policy tiap jenisnya. Oiya, sebelum visa benar-benar sudah ditangan, jangan cancel dulu ya.

Pastikan pihak hotel sudah mengkonfirmasi penginapan yang sudah dipesan lewat booking.com

Mendekati hari H panggilan interview visa, sebaiknya semua host AirBnB dan pihak hostel/hotel dihubungi melalui jaringan pribadi untuk memastikan nama kita sudah tersimpan sebagai guest di hotel mereka. Karena bisa jadi dari kedutaan akan melakukan random call ke salah satu hotel untuk mengkonfirmasi apakah benar kita sudah confirmed menginap di sana. Beberapa kali terjadi, saat kita sudah confirmed lewat booking.com, ternyata dari hotel sendiri belum konfirmasi jadi nama kita ga tercantum di hotel mereka. Untuk reservasi lewat booking.com saya menghubungi semua penginapan via email, dan jika ada yang tidak membalas (saya tunggu sampai tiga hari), terpaksa saya booking ulang ke hotel lain. Untungnya kalau lewat AirBnB kita bisa berkomunikasi langsung sama host nya, dan semuanya ngerespon dengan baik, bersedia membantu apapun yang terjadi. Hehehe... 

Cetak rekening koran dan surat referensi bank

Selama tiga bulan, fluktuasi tabungan musti lancar, jangan sampe ada tiba-tiba uang dalam jumlah besar masuk ke rekening kita. Bisa-bisa dicurigai. Trik menghemat untuk persiapan ke Eropa kita adalah menjaga diri dari hawa nafsu melihat "rumput tetangga lebih hijau". Dan karena rencana kami delay satu tahun, jadi sekarang lumayan cukup buat syarat mengajukan visa.

Dari browsing-browsing sih ada beberapa dokumen yang bisa digunakan, seperti slip gaji, bank statement (rekening koran), credit card statement dan surat referensi bank. Nah, dokumen yang paling terakhir ini yang ngurusnya agak ribet. Bank yang bisa ngeluarin surat referensi ini harus sesuai dengan cabang saat kita buka rekening. Berhubung saya buka rekening nya di Bandung, musti repot banget ngurusnya. Ada adek sih yang bisa dititipin dengan melampirkan surat kuasa dan buku tabungan asli. Tapi berhubung waktu tinggal 2,5 hari sebelum interview di kedutaan, pasrah deh. Lagi pula biaya nya ngga sedikit, sekitar 150-200rb. Jadi kami hanya pakai slip gaji dan rekening koran.

Membuat janji temu dengan kedutaan

Kalau semua dokumen-dokumen diatas udah siap, kita tinggal bikin janji temu dengan kedutaan. Untuk kedutaan lain saya kurang ngerti, kalo di Kedutaan Belanda mereka udah nyediain form online di halaman ini https://jakarta.embassytools.com/en. Jadi kita tinggal nunggu email balasan aja. Untuk pengajuan visa maksimal 3 bulan dan minimal dua minggu. Karena slot Mei dan Juli sudah penuh, kami kebagian di awal Juni, sekitar dua bulan satu minggu sebelum berangkat.

Mulai Juli 2016 Apply visa Belanda harus di VFS Global

Tunggu email balasan dari kedutaan, kalau sampai dua hari belum ada balasan coba check di spam atau junk mail. Saya ngga nerima balasan, tapi untungnya Bre nerima. Bisa jadi karena saat bikin janji temu, saya memilih tipe Family dan doi adalah data pertama yang saya masukin. Untuk proses janji temu dan wawancara dengan kedutaan sudah saya tulis lengkap di sini.

Berdoa

Semua dokumen sudah siap, tinggal menunggu waktu wawancara besok paginya. Saya gugup luar biasa, bolak balik ke kamar mandi, pertama kalinya ngerasain tegang yang sangat-sangat membuat tidak tenang. Saya mengirim pesan whatsapp beberapa kali ke Bre dengan emot sedih, muka pucat, keringat di dahi, dan muka menangis. Dan Bre hanya membalas singkat, "Berdoa.."


~
Sedikit cerita tentang pengambilan paspor kemarin. Sore yang mendung, setelah menunggu kurang lebih satu jam di Kedutaan Belanda, paspor kami dikembalikan. Karena tipe family, jadi yang mengambil cukup satu orang saja. Hari itu tidak ada antrian nomor, kami duduk disusun di bangku yang berjejer oleh Ibu satpam lalu dipanggil satu per satu, di mana satu kloter ada 20 orang dan saya kebagian paling terakhir. Saat menghadap petugas, rasanya jantung saya berdetak kencang. Bukan karena mas nya lumayan kece lho, tapi karena ini adalah momen yang paling mendebarkan.
Saya: "Mas, di approve ga visanya?" Saya nanya begini karena kalau misalnya ditolak biar bisa langsung nanya-nanya gimana cara ngajuin bandingnya.
Mas ganteng: "Liat sendiri aja mba." Sambil senyum-senyum. Mungkin maksudnya ngusir biar cepet antriannya.

Saya pun ditunggu mba Wilma, seorang kenalan yang juga barengan ngambil paspor. Saya membuka paspor, namun masih agak ragu. Dia membantu saya memegang paspor saya dan mengeceknya, "Kamu dapet nih mba 60 hari." Masa sih? Saya ngga percaya, mulut saya nganga. Abis itu saya lari-larian keluar sambil ketawa-ketawa lepas ke udara. Masih ngga percaya, sepanjang jalan pulang saya cengengesan sambil dengerin musik. Foto menyusul ah. Masih terlalu gembira sembari merayakannya makan-makan di luar dengan Bre. Kebahagiaan ini bukanlah mudah di dapat, tapi adalah hasil dari jerih payah kita. "Tujuan yang baik, pasti akan dimudahkan." Begitu kata mama ku saat aku memberi tahu nya bahwa mimpi ku semakin dekat. Here we come, Europe!